Adjoint administratif à l'Economat

Description du poste

1. Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
2. Assurer la réception, le traitement des besoins d’achat exprimés par les services demandeurs
3. Procéder dans le logiciel de gestion économique et financière à l’établissement des commandes, à leur réception (vérification du service fait), à la liquidation et au mandatement de la facture
4. Travailler étroitement avec les services de la restauration et de la pharmacie selon l’organisation définie
5. Être partie prenante des projets institutionnels, notamment la dématérialisation des pièces comptables entre l’ordonnateur et le comptable
6. Appliquer les règles de la commande publique, la règles de gestion budgétaire et comptable
7. Participer au contrôle interne

Missions principales

1. RESTAURATION :

Emettre les bons de commande en lien avec le responsable restauration et saisir dans le logiciel de gestion économique et financière la réception après transmission de l’information par le service restauration

Liquider les factures

Mandater les factures

Classer les factures, les bordereaux de mandats, les documents de la trésorerie

Suivre le budget de la restauration en collaboration avec les services financiers et le responsable logistique

Suivre le tableau des commandes de cuisine

Mettre à jour les prix des produits

Mettre à jour annuellement le fichier produit

Gérer la relation avec les fournisseurs, suivre les relances fournisseurs

Gérer la distribution et l’alimentation des cartes de self (encaissement chèques et espèces)

1. LABORATOIRE :

Procéder au suivi journalier des examens de laboratoire (envoi des coordonnées de sécurité sociale et mutuelles des patients externes au laboratoire)

Contrôler mensuellement les factures reçues par le laboratoire

1. PHARMACIE :

Procéder à la récupération des bons de commande, à la liquidation, au mandatement

Classer les factures

Gérer les relances fournisseurs

1. DEMATERIALISATION DES ECHANGES AVEC LA TRESORERIE :

Créer les fournisseurs et mettre à jour les informations fournisseurs dans le logiciel de gestion économique et financière Cpage (Siret, Siren, RIB)

Participer aux réunions aux réunions d’information

1. DIVERSES MISSIONS DES SERVICES ECONOMIQUES :

Assurer la gestion de la régie d’avance

Assurer une polyvalence administrative : traitement du courrier, accueil interne, diffusion de documents

Participer à la gestion des logements pour les médecins de garde et donner les clés

Être en charge du planning de réservation des véhicules

Assurer l’engagement de la dépense jusqu’au rapprochement de la facture et la transmission des pièces à la trésorerie (commandes, réceptions, liquidations et mandatement) dans le logiciel Cpage

Gérer la relation avec les fournisseurs, procéder au suivi des relances

Enregistrer les dates de paiement des mandats dans Cpage, en lien avec les services financiers

Réaliser des titres de recettes (loyers, repas, téléphones (SESSAD, GISAPBN, CRECHE), dossiers médicaux...)

Echanger avec l’assureur concernant les plaintes de patients

Archiver les factures de l’année passée

Autres détails